Erfahrungen unserer Kunden

Ausgangssituation und Herausforderungen

Unser Unternehmen stand vor dem ersten großen externen Budget-Audit seit fünf Jahren. Ehrlich gesagt, waren wir völlig überfordert mit der Vorbereitung. Unsere internen Finanzprozesse waren über die Jahre gewachsen, aber nie richtig standardisiert worden. Als die Auditoren ankündigten, dass sie besonders die Kostenstellen-Zuordnung und die Abweichungsanalysen prüfen würden, wussten wir: Wir brauchen professionelle Hilfe.

Konkrete Verbesserungen durch die Zusammenarbeit

• Vollständige Neustrukturierung unserer Kostenstellen-Dokumentation – von chaotischen Excel-Tabellen zu einem professionellen System
• Entwicklung nachvollziehbarer Abweichungsanalysen mit klaren Begründungen für Budget-Überschreitungen
• Erstellung eines Audit-Trails, der jeden Buchungsvorgang lückenlos nachverfolgt
• Schulung unseres Teams in der professionellen Kommunikation mit Auditoren
• Aufbau eines monatlichen Controlling-Rhythmus, der Probleme frühzeitig identifiziert

Besondere Herausforderungen als Startup

Als junges Unternehmen hatten wir zwar moderne Tools, aber wenig Erfahrung mit formalen Audit-Prozessen. Unser schnelles Wachstum bedeutete, dass sich Budget-Kategorien ständig änderten. Investoren verlangten ein professionelles Audit unserer Finanzplanung, und wir hatten nur drei Monate Vorbereitungszeit. Die Komplexität der verschiedenen Finanzierungsrunden machte die Situation noch schwieriger.

Maßgeschneiderte Lösungen für unsere Situation

• Spezielle Dokumentation für Startup-typische Ausgaben wie Forschung und Entwicklung
• Klare Trennung zwischen operativen Kosten und Investitionen in das Wachstum
• Aufbau eines agilen Reporting-Systems, das mit unserem schnellen Wachstum mithalten kann
• Vorbereitung auf typische Auditor-Fragen zu Startup-Finanzierungen
• Integration unserer verschiedenen Software-Tools in einen kohärenten Audit-Trail

Spezielle Anforderungen im Non-Profit-Bereich

Gemeinnützige Organisationen unterliegen besonderen Prüfungsstandards. Wir mussten nicht nur wirtschaftlich transparent sein, sondern auch den zweckgebundenen Einsatz aller Fördermittel nachweisen. Mit fünf verschiedenen Geldgebern und unterschiedlichen Reporting-Zyklen war unsere Situation komplex. Das anstehende Audit sollte sowohl die Wirtschaftlichkeit als auch die satzungsgemäße Mittelverwendung prüfen.

Systematische Aufarbeitung komplexer Strukturen

• Eindeutige Zuordnung aller Ausgaben zu den jeweiligen Fördertöpfen und Projekten
• Nachweis der Gemeinnützigkeit durch detaillierte Zweckbindungs-Dokumentation
• Harmonisierung der unterschiedlichen Reporting-Formate unserer Geldgeber
• Aufbau eines Systems für die lückenlose Belegverfolgung
• Vorbereitung auf spezielle Non-Profit-Prüfungsstandards